B

Beneficio
Impactopositivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de la comunidad generado por una actuación de la contraloría, que puede derivarse del proceso auditor, de los estudios macroeconómicos comunicados, o de advertencias, pronunciamientos o acciones del control fiscal participativo.

Estosbeneficios consisten en ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos alcanzados por un sujeto de control. sus efectos se traducen en el mejoramiento de la gestión pública, en aras de mejorar la calidad de vida de la comunidad.

Porregla general esos impactos o cambios positivos deben ser medibles o cuantificables. Sinembargo, cuando la medición no sea posible, se deberá documentar, describir y demostrar claramente el beneficio social, mejoramiento o impacto obtenido, indicando el número aproximado de población beneficiada.

Cuando el beneficio se derive de la función de advertencia, debe estar sustentado en un estudio previo, en el cual se identifiquen y señalen claramente los riesgos que hubieren podido afectar el patrimonio público y, una vez aceptados por parte del sujeto de control los argumentos de la advertencia, comprobar la realización de las acciones preventivas o correctivas correspondientes y sus resultados, en términos de beneficios.

Encada caso, deberá describirse y demostrarse plenamente la forma en que el riesgo patrimonial fue prevenido. o el ahorro, la recuperación, la compensación o la mitigación efectivamente se produjeron; o las mejoras en la gestión pública y prestación del servicio del sujeto resultaron reales y cuantificables. todo lo anterior, con sus correspondientes soportes.

Existenotro tipo de actuaciones del control fiscal que benefician e impactan positivamente a los ciudadanos cuando, por ejemplo, se impiden cobros indebidos por parte de la administración. Eneste caso, la contraloría contribuye a generar en el ciudadano confianza frente al control fiscal e igualmente confianza y legitimidad frente a las instituciones vigiladas. guia de auditoria de la agr

Buzón
Espacio físico por el cual se recepcionan las diferentes quejas, sugerencias, reclamos y/o felicitaciones sobre los servicios prestados por la entidad.

C

Caducidad de la acción fiscal
Esuna figura procesal que, cuando opera, imposibilita a la administración para intentar la acción. la acción fiscal caduca si transcurridos cinco años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal (con la ley 610 de 2000).

Calidad
Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. (3.9 ntc gp 1000:2009 y 3.1.1 ntc iso 9000:2005,)
Nota 1 el término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente.
Nota 2 "inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo especialmente, como una característica permanente.

Certificado de registro de deuda publica
Esla inclusión en la base de datos de la contraloría departamental de una operación de crédito público cuyo plazo de pago es superior a un año.

Cesación de la acción fiscal
Es la forma de terminación anticipada de la acción, cuando se acredite el pago del valor del detrimento patrimonial que está siendo investigado o por el cual se ha formulado imputación o cuando se haya hecho el reintegro de los bienes objeto de la perdida investigada o imputada. figura que podrá darse en cualquier etapa del proceso. artículo 111 de la ley 1474 de 2011.

Ciudadanía
Se habla de ciudadanía cuando las personas establecemos una relación individual o colectiva con el estado, para el ejercicio de derechos y responsabilidades. el ejercicio de la ciudadanía lleva implícito la búsqueda de iguales oportunidades para todos y todas, así como la participación responsable en la esfera pública.

Cliente
Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. (3.12 ntc gp 1000:2009 y 3.3.5 iso 9000:2005)
nota para efectos de esta norma, y de conformidad con la ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios.

Contralor estudiantil
Es el estudiante matriculado en la institución educativa elegido democráticamente por los estudiantes matriculados y será el líder de la contraloría estudiantil del plantel o institución educativa pública al cual pertenece. ordenanza 032 de 2008.

Control de legalidad
Serefiere a la comprobación o verificación de las actuaciones financieras, administrativas, económicas o de otra índole que están referidas al manejo de los bienes, rentas y recursos de la contraloría vigilada a fin de que se realicen conforme a las normas que le sean aplicables.

Control fiscal participativo
Es el conjunto de estrategias que posibilitan la articulación del control ciudadano y el control fiscal que compete a la contraloría. estas estrategias están orientadas a promover, formar y garantizar una participación activa y comprometida de la ciudadanía con la salvaguarda y vigilancia del manejo de lo público, así como a apoyar la labor de vigilancia fiscal sobre la gestión pública y a garantizar su transparencia y mejoramiento. el control fiscal participativo está conformado por cinco estrategias: información, formación, organización, atención de quejas y denuncias y, auditorías articuladas.

Control posterior
Seentiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos.

Control persuasivo
Cuandose alienta a los infractores de la cosa fiscal a resarcir el daño causado.

Control selectivo
Esla elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal.

Control social
Es el derecho y el deber de los ciudadanos y ciudadanas quienes, a través de un real proceso de involucramiento y participación ciudadana, controlan la gestión de lo público y fiscalizan los asuntos de interés público, mediante la aplicación de una diversidad de instrumentos y mecanismos.

Criterios de selección
Serefiere a las condiciones o argumentos o características o cualidades que debe contener cada uno de los elementos seleccionados en la muestra determinados por el auditor dependiendo específicamente del objetivo propuesto y de la técnica de auditoría que le será aplicable a la muestra.

D

Daño patrimonial
Lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del estado, producida por una gestión antieconómica, ineficaz, inequitativa e inoportuna que, en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías.
Dichodaño se podrá ocasionar por acción o por omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento del patrimonio público.

Datos abiertos
Sontodos aquellos datos primarios (sin procesar) que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

Debido proceso
Sometimientode todas las actuaciones de las autoridades judiciales y administrativas, en cuanto a los efectos que produzcan sobre el interés particular, a las formalidades preestablecidas por las normas jurídicas. tiene como finalidad la protección de las garantías consignadas en las normas. es una característica esencial del estado de derecho.

Denuncia ciudadana
Mecanismomediante el cual, cualquier ciudadano o ciudadana da aviso o notifica en forma escrita o verbal hechos o conductas con las que se pueda estar configurando un posible manejo irregular o un eventual detrimento de los bienes o fondos del estado.

Derecho de petición
Facultadciudadana instituida por la constitución política de colombia en su artículo 23 y reglamentado en la le ley administrativa, que concede a los ciudadanos el poder de presentar peticiones a las autoridades, para que se les suministre información sobre situaciones de interés general y/o particular.

Desistimiento tácito
Auto de archivo que se realiza por peticiones y/o inquietudes ciudadanas incompletas, por cuanto pasado un mes de solicitud de ampliación y consolidación de información ésta no fue allegada, dándose por entendido que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación. (artículo 17 de ley 1437 de 2011).

E

Ejecución del PGA (Plan Anual de Auditorías)
La ejecución del pga consiste en llevar a cabo la realización de todas y cada una de las auditorías programadas, a través de la ejecución de cada una de las etapas (planeación – ejecución e informe); organización de los papeles de trabajo; revisión y aprobación de los planes de mejoramiento; seguimiento a los planes de mejoramiento.

Entes a auditar
Son los organismos y las unidades ejecutoras del gasto, cuyo presupuesto se encuentra incluido en la ley general del presupuesto, y los particulares o cualquier otro tipo de organización o sociedad que recauden, administren o manejen fondos o bienes del estado.

Elementos de responsabilidad fiscal

• daño al patrimonio del estado
• conducta dolosa o gravemente culposa del sujeto activo de la acción. (sentencia c-619 de 2002)
• nexo causal entre los dos anteriores elementos.

F

Fallo con responsabilidad fiscal
Determinación del presunto responsable fiscal cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público.

Fallo sin responsabilidad fiscal
El funcionario competente lo profiere cuando en el proceso se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal.

Fenecimiento
Actopor el cual se pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la cgr por los sujetos de control. si la cgr encuentra que los resultados obtenidos en el proceso de revisión sobre la gestión fiscal efectuada por el responsable, lo conduce a expresar una opinión razonable y conceptos satisfactorios, el pronunciamiento tendrá la connotación de fenecimiento.
Encaso contrario, si como resultado de la auditoría, la opinión sobre la razonabilidad de la información financiera o los conceptos de la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes y recursos públicos asignados y cumplimiento de metas e impactos de sus resultados, no son satisfactorios, se entenderá por no fenecida.

Función de advertenciaConsisteen indicarle a la administración los riesgos detectados por el organismo de control fiscal, en procesos anómalos u operaciones en ejecución, a fin de que ésta tome las medidas pertinentes tendientes a evitar el menoscabo de los dineros públicos. resolución 444 de 2013 artículo 1- función de advertencia.

G

Gestión fiscal
La gestión fiscal es el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas, en orden a cumplir los fines esenciales del estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales.

Grado de consulta
Revisión en segunda instancia que procede cuando se dicta auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio, así mismo se surte el grado de consulta cuando se excluye del auto de imputación un sujeto procesal al cual se le había aperturado, con la finalidad de defender el interés público, el ordenamiento jurídico y los derechos y garantías fundamentales

H

Hallazgo de auditoria
Es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante de la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición (situación detectada – el ser) con el criterio (el deber ser). igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y sus efectos.

Hallazgo administrativo
Se entiende por hallazgo administrativo, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales o disciplinarios, toda situación que haga ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del sujeto de control, o que viole la normatividad legal y reglamentaria.

Hallazgo administrativo con incidencia fiscal
Artículo 6°. Dañopatrimonial al estado. para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. El texto subrayado fue declarado inexequible por la corte constitucional mediante sentencia c-340 de 2007

Frente a este hallazgo, el auditor deberá dar traslado a la contraloría delegada para investigaciones, juicios y jurisdicción coactiva. este tipo de hallazgo se puede concretar en una responsabilidad fiscal para aquellos que lesionaron el patrimonio público.

Hallazgo penal
Ocurrencia de un hecho constitutivo de delito. cuando en el ejercicio de sus funciones o con ocasión de ellas, el servidor público comete un hecho punible, de aquellos cuyo bien jurídico pertenece a la protección de la administración y la función pública, se le da traslado a la fiscalía general de la nación para lo de su competencia.

Hallazgo disciplinario
Hallazgo administrativo en el que se configura que los servidores públicos o los particulares que transitoriamente ejerzan funciones públicas, han incurrido en alguna conducta que la legislación tipifica como falta disciplinaria.

Este hallazgo deberá ser trasladado a la procuraduría general de la nación que se encargará de determinar si existe responsabilidad disciplinaria.

I

Indagación preliminar
Procedimientoque se caracteriza por ser extraprocesal, y se debe surtir cuando se dificulta la configuración de un hallazgo fiscal perfecto. tiene por objetivo verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, determinar la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hayan causado el detrimento, o intervenido o contribuido a él.

Informe de auditoria
Es el resultado presentado por escrito al órgano administrativo de más alto nivel, del trabajo realizado por un grupo de profesionales multidisciplinarios, en desarrollo de la aplicación de los diferentes sistemas de control, adoptados por la entidad.

J

Jurisdicción coactiva
Conjunto de procesos para hacer efectiva la orden dictada por la administración para el cobro de una obligación.

Es una acción de naturaleza administrativa y no judicial. atribución asignada a las entidades de derecho público, tanto nacionales como territoriales, para hacer efectivas por sus propios medios las obligaciones legalmente causadas en su favor cuando los deudores las incumplieren. procede igualmente contra las obligaciones exigibles a los funcionarios públicos.

M

Mandamiento de pago
Es la providencia que se notifica al deudor ordenándole que pague bajo pena de ser embargado.

Medidas cautelares
Se denominan igualmente medidas de seguridad, medidas precautorias, medidas de garantía, acciones preventivas. hacen referencia a aquellas providencias que, ya de oficio, o a petición de parte, puede adoptar el juez o el funcionario ejecutor respecto de personas, pruebas o bienes, que pueden resultar afectados por la demora que se tomen en las decisiones dentro del proceso, siempre con carácter provisional y tendientes a asegurar el cumplimiento de las determinaciones del juez o del funcionario ejecutor.

P

Participación ciudadana
La participación ciudadana es principalmente un derecho de las ciudadanas y ciudadanos, en forma individual y colectiva, de participar (ser parte de, incidir) de manera protagónica en la toma de decisiones, planificación y gestión de los asuntos públicos, y en el control popular de las instituciones del estado y la sociedad, y de sus representantes, en un proceso permanente de construcción del poder ciudadano.

Petición
Solicitud presentada en forma respetuosa, verbal o escrita ante un servidor público con el fin de obtener pronta solución.

Plan de mejoramiento
Se entiende por plan de mejoramiento el conjunto de las acciones correctivas y preventivas que debe adelantar un ente de control fiscal en un período determinado para dar cumplimiento a la obligación de subsanar o corregir las causas que dieron origen al hallazgo administrativo que haya sido identificado por la contraloría departamental del Tolima, como resultado del proceso auditor con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad, efectividad y coherencia o mitigar el impacto ambiental.

Prescripción de la acción fiscal
Es una institución por la cual se le pone fin a la acción de la responsabilidad, por el transcurso del tiempo sin investigar el hecho. la responsabilidad fiscal prescribe en cinco años, contados a partir del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, si dentro de dicho término no se ha dictado providencia en firme que la declare.

Proceso
Serie de actividades que se realizan para lograr un fin.

Proceso de responsabilidad fiscal
Conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen un daño al patrimonio del estado por acción u omisión y en forma dolosa o culposa.

Proceso auditor
Es el ejercicio de auditoría, realizado en forma transparente, objetiva, sistemática y profesional, por parte de una entidad de control fiscal respecto de la entidad auditada, a la luz de los principios del control fiscal y en aplicación de los sistemas del mismo, a través del desarrollo de varias etapas secuenciales.

Q

Queja
Expresión de insatisfacción hecha a una organización, con respecto a sus productos o al propio proceso de tratamiento de las quejas, donde se espera una respuesta o resolución explícita o implícita. (3.2 ntc iso 10002:2004).

R

Reclamo
Solicitud verbal o escrita que manifiesta inconformidad del cliente con una actuación administrativa de la entidad con el objeto que se revise y se tomen los correctivos del caso.

Recurso de apelación
Sematerializa en el principio de la doble instancia y procede generalmente contra los autos interlocutorios y las sentencias, para reformarlas o anularlas. es un recurso mediante el cual el ejecutado lleva el proceso ante el superior jerárquico.

Recurso de reposición
Se interpone contra las providencias dictadas por el mismo funcionario, para que se revoquen o se reformen.

Rendición de cuenta
Es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar sobre la administración, el manejo y el rendimiento de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

Responsabilidad fiscal
Declaración jurídica en la cual se precisa con certeza que un determinado servidor público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan de sus actuaciones irregulares en la gestión fiscal que se ha realizado, y que está obligado a reparar el daño causado al erario, por su conducta dolosa o culposa.

Tiene por objeto el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestión fiscal, mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal.

Responsables fiscales
Personas naturales o jurídicas que, como consecuencia de una actuación administrativa adelantada por las contralorías, deben resarcir al estado el daño ocasionado por su ineficiente gestión fiscal. Puedenser:

a. servidores públicos que realizan gestión fiscal (ej: aquellos que ostenten la calidad de ordenadores del gasto y que tengan a su cargo fondos y bienes del estado).
b. particulares que manejen fondos o bienes del estado.
c. Personasnaturales: ej: miembros de la junta directiva de las cámaras de comercio.
d. Personasjurídicas: ej: banco que realiza un manejo irregular del recaudo de los tributos.

Respuesta de fondo
Información que se le da al ciudadano sobre la actuación final del trámite realizado a una denuncia y/o un derecho de petición y/o una inquietud ciudadana.

Respuesta de trámite
Información que se le brinda al ciudadano indicándoles y/o comunicándole las actuaciones adelantadas con el fin de atender su solicitud.

Retroalimentación
Opiniones, comentarios y muestras de interés acerca de los productos o el proceso de tratamiento de las quejas. (3.6 ntc iso 10002:2004).

Revisión y análisis presupuestal de las finanzas del Departamento
Es el estudio del comportamiento de los diferentes rubros del presupuesto en un periodo determinado por entidad y global, para establecer la eficiencia y eficacia de la gestión fiscal de todos los entes a nivel departamental y hacer un pronunciamiento.

Reclamo
Acciónpara dar a conocer una situación irregular en el cumplimiento de las funciones de la entidad o contra funcionarios.

S

Servicio al cliente
Interacción entre la organización y el cliente a lo largo del ciclo de vida del producto y/o servicio. (3.5 ntc iso 10002:2004).

Solicitud de información
Requerimiento por escrito dirigido a los sujetos de control para ampliar información para atender y/o ampliar una solicitud ciudadana.

Sugerencia
Es la manifestación o propuesta de una idea para que sea considerada al momento de hacer algo y que en este caso está orientada al mejoramiento del producto y/o servicio prestado por la entidad.

Sujeto de control
Entidado persona sujeta de fiscalización y por tanto con la responsabilidad de rendir cuenta sobre los resultados de su gestión a la contraloría. estos sujetos de control fiscal están definidos por resolución.

Suspensión de términos en el proceso de responsabilidad fiscal
Figuraprocesal en virtud de la cual no corren los términos dentro del proceso de responsabilidad fiscal, ni se realiza actuación alguna. Sepresenta en los siguientes eventos: fuerza mayor o caso fortuito, o por la tramitación de una declaración de impedimento o recusación.

U

Urgencia manifiesta
Figurajurídica que tienen los sujetos de control para celebrar en forma directa. los contratos requeridos cuando se presentan las circunstancias excepcionales establecidas en el art. 42 de la ley 80 de 1993, pretermitiendo el proceso de selección objetiva en la contratación. siendo la contraloría departamental del Tolima, la encargada del control en la aplicación de esta herramienta.

V

Veedurías ciudadanas
Es el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades, administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público. ley 850 de 2003 y ordenanza 027 de 2004.